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公务卡管理暂行办法
2013-11-27 16:09   核算科 审核人:
 
 

河南警察学院

关于印发《公务卡管理暂行办法》的通知

各部门:

现将《河南警察学院公务卡管理暂行办法》印发你们,望认真学习,贯彻执行。


                                                             二O一一年五月二十五日

河南警察学院公务卡管理暂行办法

第一章  总则 

    第一条  为了进一步适应国库集中收付制度改革,规范学院财务管理,控制现金流量和现金风险,提高公务支出透明度,根据《河南省省级预算单位公务卡管理暂行办法》{豫财办库〔2007〕14号}等文件精神,结合我院财务管理和资金结算方式实际情况,特制定本办法。

第二条  本办法适用于学院全部在编在岗正式教职工。

第三条  公务卡是指我院教职工持有并纳入财政集中支付系统的,主要用于日常公务支出和财务报销业务的银行贷记卡(信用卡)。公务卡定位于个人,法律责任主体为公务卡持有人。

第四条  公务卡结算适用范围为:我院财政授权支付业务中,原使用现金结算方式支付的公用经费支出,包括办公费、差旅费、电话费、招待费、培训费等小额零星商品服务支出。原使用转账方式结算的商品服务支出仍继续使用转账方式结算。

第二章 公务卡的日常管理

第五条  我院确定的公务卡开户银行为交通银行河南省分行营业部。

第六条  公务卡的开立,按照 “教职工个人申请并签订领用合约、财务处确认、银行办理”的流程办理,学院不对公务卡的开设提供担保。凡符合持卡条件的职工都可办理公务卡,并使用公务卡进行公务消费。公务卡办理的范围为我院在编在岗的正式职工,公务卡实行“一人一卡”实名制,依照下列程序办理:

1.系部内勤统一到财务处领取个人申办公务卡资料,由教职工本人填写公务卡开卡申请书(个人与银行签订公务卡办理合约);

2.系部内勤负责收集本部门教职工所填写公务卡申办资料,统一交报财务处;

3.财务处负责汇总学院公务卡申办资料,报交办理公务卡开户银行,由开户行上报其上海总部审核制卡;

4.交行上海制卡总部审核并征询核实开办公务卡人个人资料(电话联系:申办人须保持电话畅听)后,制作公务卡并邮寄至申办人所填通信地址;

5.公务卡申办成功后,由开户行将持卡人姓名和卡号等信息提供给学院财务处,统一维护到财政支付系统中;

6.持卡人按发卡行要求激活公务卡后,可以正常用于公务支出和个人消费。

第七条  公务卡的透支额度。开卡行根据申办个人提供的收入及职务级别、信用状况,确定公务卡透支额度一般为3-5万元。

第八条  公务卡主要用于公务支出结算,教职工不能因个人消费而影响公务消费。持卡人个人消费部分由个人负责还款并承担相应法律责任;持卡人利用公务卡套现、恶意透支等违规违法行为,由持卡人负责相应的经济法律责任。

第九条  公务卡和密码安全均由持卡人负责。公务卡遗失或毁损后,根据国家银行卡使用管理的规定,由持卡人自行及时到发卡行申请补办,并及时通知财务处更新维护公务卡财政支付系统。

第十条  发卡行月(每月18日为出账单日)向持卡人提供对账单,并按照与持卡人约定的方式,及时向持卡人提供公务支出、资金还款到账和还款提示等重要信息。持卡人对公务卡消费有疑义的,需自行对发卡行提出交易查询。

第十一条  学院教职工新增、调动、退休或账户信息发生变动时,学院人事等部门应及时通知财务处办理公务卡的申办、或变更等手续,及时维护到公务卡财政支付系统。

第三章  公务卡的支付和报销程序

第十二条  持卡人在差旅、会议、购买等公务支出支付结算时,具备刷卡条件的,一律在公务卡授信额度内使用公务卡刷卡支付,并取得公务卡消费交易凭条和发票等财务报销凭证。

第十三条  持卡人不得通过公务卡透支提取现金,若有透支提取现金的行为,视同个人消费,所产生的相关费用责任由持卡人承担。                                                        

第十四条  实行公务卡结算方式不改变学校现行财务管理制度与报销基本流程,不改变现行会计核算办法。财务部门按照现行财务管理制度审核后,属于公务消费行为,予以报销还款,对于不符合规定的消费和超出报销标准的部分,由持卡人自行承担。

第十五条  持卡人因公务活动使用公务卡消费时,应取得本人签名的公务卡消费交易凭条(即POS机小票)和相对应的报销发票,因公务卡消费交易凭条(pos机小票)丢失造成不能及时还款的,责任由持卡人承担。

第十六条  发卡行(交行)账单日约定每月18日,18日后的25天为免息还款期,即下个月的12日或13日为最后还款日。持卡人最迟应于每月25日前汇总整理上月19日起所有公务消费相关单据,按照既定的财务审批程序,进行审批报销。

第十七条  持卡人使用公务卡消费结算的各项公务支出必须在发卡行规定的免息还款期内,提前至少10个工作日到财务部门报销。在未办理财务报销手续之前,无论是公务消费还是个人消费均属个人行为,学院不承担由此导致的经济、法律等责任;持卡人必须在规定的时间内办理财务报销手续,否则由此产生的透支款项利息及手续费等一切费用由持卡人承担。

第十八条  持卡人因故或因学校节假日不能在规定的免息还款期内办理报销手续的,应由个人先行还款。持卡人因出差在外或其他特殊原因,确实无法在规定日期内办理财务报销手续的,可通过传真等书面方式委托本处室人员,带上pos机小票复印件,经学院的财务审批程序审批后,先办理借款手续,向发卡行还款,然后在办理报销手续时冲销其借款。

第十九条  系、处室负责人应严格执行国家财经纪律及学院财务管理规定,对本处室公务卡持卡人的公务消费行为进行管理和审核,严格控制包干经费支出,防止支出的随意性,保证公务消费支出控制在处室包干经费范围之内。

第二十条  财务部门按规定对报销凭证进行审核后,对符合公务卡结算范围和财务制度规定的支出予以报销,在每月月底前,通过财政国库集中支付系统向公务卡账户进行还款结算,完成报销程序。

第二十一条  因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的,持卡人应将相应的报销款项取出退回财务部门,由财务处负责办理资金向零余额账户的退回手续。

第四章  实行公务卡结算方式后的现金管理

第二十二条  实行公务卡结算方式后,一般情况下不再使用现金结算。属于下列情况之一的,经学院领导与财务处审核同意后,可以继续使用现金结算:

1.确需使用现金发放的慰问金或其他抚恤救济性支出;

2.确需使用现金支付的个人劳务费、讲课费、咨询费等支出;

3.确需使用现金支付给临时聘用人员(不含长聘人员)的费用;

4.职工差旅补助费、市内交通费用;

5.其他特殊情况确需使用现金结算、经院领导批准的支出项目。

第二十三条  实行公务卡结算方式后,原则上不再向教职工办理个人公务卡额度内的现金借款。特殊原因需要现金借款的,须按照有关规定进行审批。

第五章  公务卡的管理职责

第二十四条  财务处的管理职责:

1.负责公务卡管理支付系统的日常维护,及时更新学院在职工作人员新增或调动、退休等信息;

2.审核持卡人提请报销的公务卡消费信息,及时办理公务卡报销还款和资金退回等业务,做好财务处理工作,并按月与发卡行就公务卡报销还款情况进行对账;

3.特殊情况下,公务卡信用额度不能满足公务卡支付需要时,经主管院领导同意后,可向发卡行申请临时增加信用额度;

4.协助持卡人办理公务卡挂失、补卡及交易查询等工作。

第二十五条  公务卡持卡人的管理职责:

1.妥善保管公务卡和密码,并承担因个人保管不善等原因引起的公务卡有关费用;

2.及时办理报销手续,协助财务处及时归还公务卡消费欠款。因调动、离职、退休等原因离开所在单位,应清理并妥善处理公务卡项下债权债务;

3.遵守国家关于银行卡使用管理规定的法律法规和学院相关管理规定,规范使用公务卡。

第二十六条  公务卡持卡人所在部门的管理职责:

1.审核本部门持卡人公务支出的真实性;

2.督促本部门持卡人及时办理公务卡公务消费支出的财务报销手续;

3.在本部门工作人员因工作需要不能按时报销时,协助持卡人办理借款手续。

第六章  附则

第二十七条  本管理办法由财务处负责解释。

第二十八条  本办法自发布之日起施行。


来源:财务处核算科      时间:2013-11-27 16:09:40

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